一、目的

为规范公司的会议管理，提高会议质量并降低会议成本，特地制定了此系统。

二、适用范围

适用于公司的所有员工。

三、操作原理

为规范和组织公司会议管理，提高会议形式的行政决策效率，特制定了该制度。公司的会议系统以简单，有效和节俭为原则。

四、会议类别

1。领导会议。

（1)由经理本人发起的内部高级别会议。

（2)参与者是经理，副经理或相关主题负责人。

（3)会议不时举行，经理本人或办公室将发布通知。办公室负责收集和记录会议主题。

（4)由总局负责整理会议记录，由相关部门负责执行会议决议。

2。经理办公室会议。

（[1)经理的办公室会议是由经理本人或他的客户举行的例行工作会议。

（[2)参与者是经理，每个人分别负责副经理和三个部门主管。

（[3)原则上，时间设置为每月的固定日期。

（[4)例行会议将由办公厅转发，并为会议做准备。

（5)总局负责整理会议记录，并在第二天经经理审查后发送给有关部门。

3。定期召开部门会议。

（1)部门的例会是由每个部门的负责人定期召开的例行工作会议。

（[2)原则上每周设置一次。

（3)各部门根据部门的工作特点，合理安排日常会议时间，原则是不影响日常工作的正常进行。

4。部门联席会议。

（l）部门联席会议是由经理或每个主管经理发起的跨部门协调与协作会议。

（2)总局转发会议通知，并安排时间和地点。

（3)会议纪要由办公厅组织，将在第二天经经理审查后发送给相关部门。

5。其他会议管理。

（1)综合办公室应每月准备公司的例会和各种临时会议，统一制定“会议计划”，并将其打印给公司的领导，部门和相关人员。

（2)对于综合办公室“会议计划”中已包括的会议，如果需要重新安排会议时间，或者在特殊情况下需要安排其他会议时，召集单位应向大会报告。提前综合办公室进行调整。

（[3)对于具有相同参加者的几次会议，密切的内容和适当的时间，总局有权安排合并。

五、会议要点

1。参加者的演讲内容不应偏离主题，应就该主题积极发言

2。演讲必须客观，公正，不能利用偏爱或争取个人利益的机会。

3。与会者必须专心听讲，禁止打扰别人。

4。演讲者不应太针对某些人，而应该开始谈论特定事实。

5。参加者应根据准备的资料积极发言，严禁讲话。

6。演讲应重点突出，简洁明了，易于理解且时间不要太长。

7。发言人必须愿意接受不同的意见，并保持友好的讨论氛围。

六、会议程序

1。在会议之前做准备。

（1)所有会议主持人和召集单位的参加者均应做好相关准备（包括准备会议议程，提案，报告摘要提要，发言要点，工作计划，决议草案和安排，并提前通知参加者等，确认场地，准备座位，纪念品和各种必需品。

（2)对于常规例会，会议的主题以及临时代表或无表决权的代表应在会议前明确。

（3)对于不定期举行的重要会议，组织者应提供会议的相关材料并提交申请。申请可以在批准后执行。信息包括以下几点。

A。会议名称，会议主题和目的。

B。会议时间，地点，议程，议程项目。

C。会议主持人和与会者（列表）。

D。会议财务（支出收入）预算，目前的准备工作和进度。

E。 （可能）存在问题，解决方案和要求，计划时间表。

2。会议公告。

（[1)根据会议草拟会议通知，并预先发布或发送。

（2)参加会议的重要人员或关键人员应确认他们是否可以按计划参加会议，并及时作出相应安排。

3。场地准备。会议组织者及时准备会议地点，会议文件或资料。必要时应进行场地布局和设备调试。关键发言人必须保证自己的讲话。

4。会议记录。在会议期间做笔记。最好的记录方式是速记本，可以在需要时进行音频和视频记录，并应妥善保存记录材料。

七、会议秩序和纪律

1。严格遵守会议时间，不得迟到或无故早退。在特殊情况下，会议主持人必须批准。

2。会议期间，应将手机设置为静音或振动，重要事项应在会议室外回答。