主体要选择适合自己单位的档案管理系统，因为市面上的档案管理系统已经是管理档案的一个基础，目前档案管理不仅仅是实现档案的有序管理，最关键的是如何体现档案的证据价值、信息价值和历史价值，让档案充分发挥再利用的作用，促进创新。 那么，惠博通认为，档案的有序管理只是第一步，关键还在于档案的再利用。档案材料的利用贯穿于档案管理的各个环节和档案的全生命周期，是检验档案管理质量的根本标准。在企业内部构建数字档案知识云，集中实体企业和数字档案的统一管理、利用权限和借还管理系统，对档案利用进行管控。 汇博通一体化知识管理系统可将档案上升到知识管理的范畴，关照档案从收集、整理、录入、归档入库、借还、编研、注销等全生命周期管理，实现实体档案与数字档案的统一管理。在完成档案有序管理后，汇博通还提供借还申请、借还登记、事项提醒等功能，让档案充分发挥其历史借鉴、促进完善的重要功能。