公文缩略语和通称的标准化
        文苏武荣
        《党政机关公文处理规定》中多次提到“规范简称”，如发文机关标识“由发文机关全称或者规范简称加‘公文’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范简称”，发文机关署名“发文机关全称或者规范简称”，在“主送机关”“抄送机关”中提到“应当使用同类型机关的全称、规范简称或者合称”。笔者结合工作经验，谈谈公文中缩略语和通名的用法。
        一、标准化简称
        为了使表达简洁，人们往往会将一些冗长复杂的名称或常用短语替换为缩写，如“党委”“政协”“奥运会”“彩电”“春晚”等。
        对全称的缩写是语言使用中一种经济、方便的表达方式，是长期社会生活中约定俗成的结果。缩略语往往要经历“临时组合→约定俗成→词汇化”的过程，最终成为规范化缩略语。
        国务院事业单位名称都规定了简称，不能随意简化。根据国务院机构设置和调整情况，不定期修订国务院机构的规范简称，然后致函各地，要求均符合，如中华人民共和国国家发展和改革委员会简称发改委。中华人民共和国人力资源和社会保障部简称人力资源社会保障部，中华人民共和国住房和城乡建设部简称住房和城乡建设部，国家质量监督检验检疫总局简称国家质量监督检验检疫总局。国务院国资委也对中央企业规范简称作出了相关规定。例如，“中国航天科技集团有限公司”简称“航天科工”，“中国航天科工集团有限公司”简称“航天科工”，“中国石油天然气集团公司”简称“中国石油”，“中国石油化工集团公司”简称“中国石油化工集团公司”
        它被称为“中国石化”。
        根据国务院简称和地方政府机构设置调整情况，部分省市政府办公厅（室）负责规范本地区政府机构简称，例如，福建省政府办公厅规定省政府各部门和部分事业单位的简称，福建省发展和改革委员会简称省发改委，福建省卫生和计划生育委员会简称省卫计委，福建省人力资源和社会保障厅简称省人社厅，福建省住房和城乡建设厅简称省住建厅。
        标准化的缩写可以直接用于官方文件。必须注意的是，地方政府部门和有关单位可以在公文中直接使用地方政府机构的规范简称。但是，上级部门的规范简称不能擅自更改。例如，“省发改委”“省人社厅”“省住建厅”等规范简称可用于省级机关部门，但“国家发改委”“人社部”“住建部”等非规范简称不能类推用于国务院事业单位。
        二、不规范的简称
        非规范缩写是指临时缩写，不能在公文中直接使用，而要先说明，即首次使用全称，并注明缩写。非标准化缩略语只能在特定的公文中明确规定。例如，作为简称的“条例”，我们无法知道它指的是哪一个条例，可能是《中华人民共和国政府信息公开条例》《党政机关公文处理条例》，也可能是《党政机关厉行节约反对浪费条例》等，因此，在公文中，只有在某一具体条例的全称上标注了“以下简称《条例》”的说明文字，才能使用这一简称。
        三、统称为
        统称是泛指，把属于同一类型的若干事物归纳为一个概念。例如，“飞机”是可以在空中飞行的机器或装置的统称，包括飞机、火箭、人造卫星、宇宙飞船等。同类型机构的
        合起来，常用于公文的主要发送机关、抄送机关或正文。例如，“省政府各部门、各直属机构”是对省人民政府各部门、特设机构、各直属机构的统称。“市、县（区）政府”是市人民政府、县级市人民政府、县人民政府、区人民政府的总称，“县（市、区）政府”是县级市人民政府、县人民政府、区人民政府的总称。
        IV.缩略语的标注
        在公文中使用缩略语时，应当使用规范的缩略语；否则，应先用全称，再用简称，并在括号内注明。如《党政机关公文处理条例》第一条：“为了适应中国共产党和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化，制定本条例。”其中，首次使用“中国共产党机关和国家行政机关”时，先使用全称并在括号内标注“以下简称党政机关”，再直接使用简称“党政机关”。值得注意的是，“党政机关”这一简称未加引号。
        对于标注“以下简称……”时是否要加引号，笔者查阅了大量资料，没有发现相关规定，而是在一些国家法律法规中找到了答案。看《出版管理条例》和《境外投资管理办法》的部分条款（见正文下划线部分）：
        出版管理条例
        第六条国务院出版行政部门负责全国出版活动的监督管理工作。国务院其他有关部门按照国务院规定的职责分工，负责有关出版活动的监督管理。
        县级以上地方人民政府负责出版管理的部门（以下简称出版行政部门）负责本行政区域内出版活动的监督管理工作。县级以上地方人民政府其他有关部门在各自职责范围内，负责有关出版活动的监督管理。
        第七条出版行政主管部门应当根据取得的违法行为
        涉嫌证据或者举报的，在查处出版、印刷或者复印、进口、发行出版物等涉嫌违法行为时，可以检查与涉嫌违法行为有关的物品、经营场所；有证据证明与违法活动有关的物品，可以查封、扣押。
        第八条出版业社会团体依照章程，在出版行政部门的指导下，实行自律管理。
        境外投资管理办法
        第八条商务部和省级商务主管部门应当依法办理备案审批，提高工作效率，提供优质服务。
        商务部和省级商务主管部门通过“境外投资管理系统”（以下简称“管理系统”）对企业境外投资进行管理，对取得备案或核准的企业发放《企业境外投资证明》（以下简称“证明”，式样见附件1）。证书由商务部和省级商务主管部门分别印制盖章，实行统一编码管理。
        “证明”是企业境外投资经备案或核准的证明，根据境外投资的最终目的地出具。
        第九条属于备案情形的境外投资，由中央企业报商务部备案；地方企业报所在地省级商务主管部门备案。