一般而言,公司在香港注册完成后,香港注册处会发出一个绿色盒子,里面装有与公司注册有关的文件和三枚印章:法团印章、小圆印章和长条印章。以下是香港公司常用的印章类型:
01法团印章(印鉴)
形状
公司的普通密封件是面直径约38mm的金属密封件,也就是人们常说的“钢制密封件”。它通常与贴纸一起使用。
公司名称须以清晰可见的文字刻在法团印章上:
公司既有中文名称又有英文名称的,在法团印章上应当刻有中文名称或者英文名称,或者同时刻有中文名称或者英文名称;
如公司只有中文或英文名称,法团印章须印有该中文或英文名称。
自然
法团印章相当于内地公司的公章。
使用
法团印章主要用于正式场合,如银行金融涉及的关联担保合同、股权质押合同或不动产转让合同、公司上市、股份买卖或购买建筑物物业等,这些合同通常必须以契据形式签订。
在签署加盖法团印章的文件前,应仔细阅读香港公司的章程,并严格按照章程的规定加盖法团印章。
02小圆章
形状
香港公司的小圆封条规格为直径21mm的圆,排版通常是双边加内圈,外圈为公司的英文名称,加*,内圈为公司的中文名称。小圆章的颜色多为蓝色或紫色。
使用
用于表明香港公司已经知道某事或证明某种行为。
适用情形:采购订单、对账单、付款凭证,在合同文本修改地点盖章,证明修改地点得到公司认可。
03长章
形状
香港公司的长章为57*22mm长方形印章,排版上排左起刻有“for and on half of”(仅此用途)
)下方刻有该香港公司的中英文名称。在最下一排,由左起刻有授权签署的横线,横线下方刻有“授权签署(s)”。条状的颜色通常为蓝色或紫色,也可能为红色。
长印鉴一般用于银行账户(支票、汇票、提款单、票据转账)、签署合同、订单等,香港公司所有重要文件均可使用条形印鉴签署,须附有授权人签名。
即使配合签名,也要注意两个问题:
长条只能用于普通合同。对于一些成文法要求采用契据的文书,如房地产转让合同、股票等,仅凭“长章”不能生效;
根据香港最新公司法第121条,签署“长印章”的人需要获得“明示或暗示”的公司授权。
(*此项明确授权可以是授权该人签署的董事会决议,或盖上法团印章的授权书;一般认为,本公司董事本身即被视为已获本公司默示授权签署的人士。)
香港公司印章的合法性
虽然香港公司印章无须存档,但印章名称必须与在公司注册处注册的印章名称完全相同。不能将印章中的公司繁体中文名称改为简体中文,也不能缩写。如公司名称改为简体中文,香港注册处将查不到,使用时亦不具法律约束力。
法律上,香港印章中最有效的印章是钢印,一般只在买车、买房、买股票等重要情况下使用;条形密封是使用最多的密封,大多数情况下使用条形密封是可以的。小圆章的外观与内地公司的公章最为相似,常盖在采购订单、发票、收据等文件上,表示公司对这些文件的确认。