在日常生活和工作中，我们经常会遇到和使用缩略语，其中，最常见、使用频率最高的就是称呼人名。比如有人叫“王建明”，姓“王”，名“建明”。可能有三个名字。首先是全名“王建明”，可能是正经场合，也可能是查名场合。如果老师检查上课人数，学生的名字当然要叫全名；在正常交流中，可以称呼“王先生”“小王”“老王”等，也可以称呼“建明”“阿明”等，后两个名字都是缩写。
        再如，中国各省市和地区也都有简称，如北京（北京）、山东（山东）、香港（香港）等，非常常见。
        在公文中我们应该如何使用全称和缩写？公文写作方式请“留心”。我们一起来学吧。
        在公文中，全称和简称的使用也很常见，不妨从普遍性和特殊性的角度来看一看。
        一、缩写和简称
        缩略语和缩略语在词企名网面有一些细微的区别。缩略语在汉语中使用更为普遍，而英语中缩略语更多是出于对外来词进行简化和“压缩”的需要而产生的。缩略语更侧重于“名”的名称；缩略语侧重于“构词法”的简化。在书面文章的类型中，“缩略语”在学术专著和公文中较为常见。
        总之，所谓缩写（简称），就是把长词压缩成短词，把“长”的概念压缩成“短”的概念，用一种简单的形式来表达原来的名称和词性。
        II.正式文件和其他问题中可能使用的缩写（简称）
        主要有三种形式：
        第一种形式使用带字母的单词，大部分是外来词，很多是许多英语单词首字母的缩写。这样的缩写比比皆是。例如常见的英语首字母缩写。ATM英文AutomaticTellermACHINE的缩写，即自动柜员机，又称自动柜员机。英文光盘
        CISK-ReadOnlyMemory是CD-ROM的缩写，通常被称为CD-ROM驱动器。CPU英文CentralProcessingUnit的缩写，又称微处理器，是由集成度较高的集成电路芯片组成的大规模和超大规模集成电路，包括运算器和控制器。
        这类日常生活、学术文章和公文都很常见。需要注意的缩写规则或规范要求多字组合中第一个字母的缩写组合，不能随意选择字母进行组合。
        第二种形式是用数字进行缩写。如“三讲”、“三个代表”、“一国两制”、“一个中心、两个基本点”、“四项基本原则”、“三大法宝”、“双拥”、“四个意识”、“四个自信”、“两个维护”、“五位一体”等
        这类简称和缩略语以政治、经济、社会、文化等概念和术语为范围，因此在公文中使用最为普遍。需要注意的是，此类简称一般由上级部门和相关文件进行概括，因为这是一个严肃的概念，不能随意概括。未经上级部门批准、通过正式文件印发的不规范。特别是公文的使用要规范，字少字多，数字全部使用中文数字，不使用阿拉伯数字。
        第三种形式是通过省略一些单词来缩写的。
        为了使用方便而从较长的单词中缩短和省略的单词。常见的有两种，一种是较长的商号。如彩电-彩电，空调-空调。二是特殊名词，多为单位缩写。例如：中国-中华人民共和国，如全国人民代表大会和地方各级人民代表大会-人民代表大会；例如，“政协”是“中国人民政治协商会议”和地方各级政治协商会议的简称。
        如“北大”“清华”“清退”“清退”“交行”“建行”，
        “工行”“首钢”“宝钢”“鞍钢”等，其中，具体分为：省略前面的词语而形成的简称，如简称“中国农业银行”；省略后文而形成的简称，如“狗不理包子”简称“狗不理”，“复旦大学”简称“复旦”；此外，中间更多的单词被省略了。这一点应该引起重视。
        三、公文中组织（单位）、部门的全称和简称（简称）使用谨慎
        我们知道，公文用于办公，单位之间会发生各种关系，形成上写、下写、平行写等，组织（单位）使用频率的机会很多。可以说，每份公文至少要有两个单位（部门），因此正确使用组织（单位）部门全称在公文写作中具有重要作用。组织（单位）的名称可以用全称和简称两种方式表示。
        在公文写作中，经常会遇到机关（单位）名称的表述，涉及发文机关标识、发文机关编号、标题、正文、发文机关签名、印章等格式要素。《党政机关公文处理规定》《党政机关公文格式规定》等对具体表述中是否使用全称或简称没有硬性规定。既然没有硬性规定，就应该理解为两者一般都可以使用，但不能随便使用，都有一定的使用规则和既定用法。
        （2）全称和简称的使用比较一致。目前，学术界和实务界达成了以下不成文的原则。
        一是根据组织（单位）、部门名称的繁简程度妥善处理。一般来说，如果组织（单位）、部门名称中字数较多，特别是一些大公司，名称比较长，子公司可能有二级、三级子公司。名字可能长达10或20个字。为了简明扼要，便于表达，通常会使用缩略语，但要求其足够简单，以符合原意。如果名称的含义使人模棱两可，难以理解，就不能满足要求。形状
        文体也要讲究精炼得体。
        二是要考虑公文的操作范围和内容性质。一般来说，在组织系统或单位内部运行的公文名称可以缩写，即内部行文性质。但如果是的话。外文书写，应按规范要求使用全称。因此，在具体写作中，应根据不同的操作范围和内容加以运用。
        （三）使用规范的全称、简称以上级（主管）机关（单位）、部门批准的文件批准的名称为准。其次，机关（单位）的简称一般由其上级（主管）机关（单位）、部门规定，不能随意简化。
        （四）公文中全称、简称的具体应用要求
        1.发证机关名称。发证机关标识“由发证机关全称或规范简称加‘文件’二字组成，也可以使用发证机关全称或规范简称”。通常，发文机关名称加“文件”形式的发文机关标识主要用于以下文字，其中发文机关名称既可以使用全称，也可以使用规范的简称，简称主要根据机关（单位）名称的简洁性确定；只标注发文机关名称，不标注带有“文件”字样的发文机关标志，发文机关名称一般应使用全称。