首先,为什么需要RACI
我们公司有个故事
有四个人的名字是:
每个人
某个人
任何人
没有人
有一项重要工作要做,要求“每个人”都去完成……
“大家”肯定“有人”会干……
“任何人”都能做到,但“没人”能做到!
“某人”对此感到愤怒,因为这是“每个人”的工作!
“每个人”都认为“任何人”都能做到,但“没人”意识到“每个人”都做不到!
结果:当“没人”做“任何人”能做的事时,“每个人”都责怪“某个人”…
…这故事听起来很耳熟?
今天的工具是针对这个故事
一、RACI的背景
RACI是项目管理中的一种人力资源管理方法。一个项目团队的成员往往来自不同背景的各个部门,这些成员受到部门经理和项目经理的双重管辖。由于这些人往往是临时组织起来的,而项目的各个阶段又扮演着不同的角色,项目的任务又十分紧迫,因此,项目管理中的人力资源管理具有不同于传统人力资源管理的新特点:
(1)临时性:项目组有明确的解散时间,但在此之前,项目成员需要密切配合。项目经理要帮助团队成员克服暂时带来的负面影响,在短时间内将其整合为一个整体。
(2)客观性:项目团队目标明确。这是项目经理唯一可以利用的优势。
(3)开放性:项目不同阶段的成员差异较大。项目成员可能在不同的时间进入项目,因此项目经理管理的人员构成会不断变化,但项目经理必须在项目开始前做好人力资源规划,并预见到所有可能的变化。
(4)多样性:项目成员来自不同背景的部门。
如何利用目标创造归属感,将这些人团结到项目中,是人力资源管理面临的新挑战。
RACI就是在这样的情况下应运而生的。它采取矩阵的形式。一般来说,项目人员所在的部门放在横轴上,项目的各个子流程放在纵轴上。部门与子流程的交集是部门在子流程上需要投入的人力,用R、A、C、I四个字母描述这些人的职责,并填写交集点。
二、RACI的具体解读
1.谁负责(R=负责任)
即负责执行任务的角色,他/她具体负责控制项目和解决问题。
R是实际完成任务的人,任务可由多人分工,其程度由A决定。
2.谁批准(A=负责任)
即对任务负全部责任的角色,项目只有在他/她同意或签字的情况下才能进行。
A是承担最终责任的人,拥有决定是/否的权力和否决权,每个任务活动只能有一个A。
3.向谁咨询(C=咨询)
即拥有完成项目所需的信息或能力的人。
C是在作出最后决定或行动之前必须进行协商的人。可能是老板,也可能是外人;对于双向通信模式,需要为A提供充分必要的信息。
4.通知世卫组织
也就是说,有权及时获知结果,而不必征求他/她的意见的人。
我是线人,一个必须在决定作出或行动完成后通知的人。它是一种单向的沟通方式,在各个部门、层次或后续计划者。
三。RACI的用途和优点
模型应用场景
权责不清,工作职责分工不清,执行任务和决策层级错位;当工作延迟或无法完成,个人或单位工作量不均衡时,要进行分析平衡调整;沟通不畅,部门之间
或在组织或人事变动时个人之间争论激烈时,避免主要工作和职能受到影响,尽快安排岗位和工作角色;在执行特殊项目时,运用矩阵式管理理念,确保额外工作能够灵活分配,且不因项目需要与日常常规工作相冲突。
2.根据RACI的范围,它具有以下优点:
明确每个小组成员的工作分工。每个项目成员将至少用四个字母中的一个来识别,以便他们了解自己在每个子过程中的职责。此时,行动范围仅限于个人。
定义团队成员之间的关系。每个流程涉及的关系,如报告、征求意见、指导执行、执行等,都通过R、A、C、I的标定来体现,但每个子流程中的R、A、C、I是自成体系的,不同子流程中的R、A、C、I不能反映它们之间的关系。这时,作用范围就扩展到人与人之间的关系。
从矩阵中诊断项目资源配置,可以看到每个部门承担多少任务,每个人承担多少任务,每个环节投入多少人,是否有足够的人承担所有任务。这些信息可以用来诊断项目人力资源配置情况,支持项目经理进行决策。
https://www.zhucesz.com/权责分配的设计步骤
(以员工报销差旅费责任分工表为例)
1.确定任务和决定事项(做什么)
确定关键的业务流程、功能、决策或活动,进一步分析它们,并根据需要分解它们。此部分将成为RACI矩阵的最左侧垂直列(白色部分)。
细化工作项目时,开头要用动词描述工作内容,如评估、计划、写作、记录、操作、测试、准备、收集、批准、更新、执行等,避免包含“参加会议”等简单工作。
2.准备参与者的责任清单(由谁来做)
确定要涉及的人员、职位或部门,并将其列为RACI矩阵
顶部水平柱(红色部分)。
https://www.zhucesz.com/表的初步建立