正确使用机关（单位）名称的全称和简称
        文岳海乡
        机关（单位）的名称可以用全称和简称两种方式表示。在公文写作中，经常会遇到机关（单位）名称的表述，涉及发文机关标识、发文机关编号、标题、正文、发文机关签名、印章等格式要素。关于在具体表述中是否使用全称或简称，《党政机关公文处理规定》（中办发（2012）14号，以下简称《规定》)和《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012，以下简称《格式》)没有硬性规定，一般情况下可以使用
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        全称和简称的选择原则
        1.根据机关（单位）名称复杂程度适当处理
        机关（单位）名称是用全称还是用简称，应当根据实际情况决定。一般来说，如果一个机关（单位）的名称字数较多，特别是一些大型集团公司，其名称本身就比较长。比如“中国长江三峡工程开发总公司”，其二级、三级子公司名称往往长达一二十个字。为了简洁起见，通常应使用缩略语，以达到醒目、对称、美观、得体的文字布局。
        2.根据公文业务范围和内容性质，酌情办理
        一般来说，在本系统或本机关（单位）内部运行的公文中，机关（单位）名称可以使用简称，既不费解，又能使行文简洁。但在撰写政策性、规定性较强的公文和会议文件，如公报、决议、纪要等时，即使在本系统、本机关（单位）内运作，也应使用全称，以体现公文的庄重和严肃。同理，外文书写按规范要求应使用全称。因此，在具体的写作实践中，应根据不同情况灵活选用。
        3.使用规范的全称和缩写
        首先，机关（单位）的全称应当以批准该机关（单位）设立的文件为准
        的名称为准。其次，机关（单位）的简称一般由其上级机关（单位）规定，不能随意简化。例如，“中国共产党中央委员会”简称“中国共产党中央委员会”，“中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会”简称“全国人民代表大会常务委员会”，“中国共产党中央纪律检查委员会”简称“中央纪律检查委员会”，等等。从实践来看，省、市、县党委简称相对规范。比如，“中共河北省委”简称“中共河北省委”“中共唐山市委”“中共乐亭县委”，等等。但具体到委、办、局，其党委（党组）简称往往不规范。例如，“中共上海市国土资源局委员会”简称“中共上海市国土资源局委员会”，其中前半部分使用简称，后半部分使用全称，繁杂繁复，不规范。还有“中国共产党××乡党委”等简称，其中“中国共产党”是“中国共产党”的简称，后面加上“党”字，不符合规范。
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        不同格式元素中全称和缩写的选择
        1.发证机关标识中的发证机关名称
        根据《规定》，发文机关标识“由发文机关全称或者规范简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范简称”。通常，发文机关名称加“文件”形式的发文机关标识主要用于以下文字，其中发文机关名称既可以使用全称，也可以使用规范的简称，简称主要根据机关（单位）名称的简洁性确定；只标注发文机关名称，不标注带有“文件”字样的发文机关标志，发文机关名称一般应使用全称。
        2.文号中的器官替代
        公文编号中的代理代号必须是公文权威机构的缩写，而且是高度浓缩的缩写。如中共江苏省委机关
        代词为“苏”，江苏省人民政府代词为“苏政”；中共成都市委派出机构为“成委”，成都市人民政府派出机构为“成府”；国家质检总局党组换成“国家质检党组”，国家质检总局机关换成“国家质检”，等等。提出的代理替代必须明确、简明、规范，无歧义、无冲突，特别是与上级机关或同级机关的代理替代不得冲突、重复。
        3.发证机关签名中的发证机关名称和名称
        发证机关签名中的标题和发证机关名称，也应根据机关（单位）名称的简洁性拟定。特别是机关（单位）全称过长的，签发机关签字时一般应使用简称；如果缩写仍然很长，可以考虑将其排成两行，以书写日期上方的行为中心。
        4.印章上的发证机关名称
        印章中的发文机关名称，一般应使用机关（单位）全称，以示公文的庄重和严肃。缩略语也有使用，但很少，如“中共中央”。
        5正文机关（单位）名称
        一般来说，公文正文中首次出现的机关（单位）应使用全称，并在括号内注明简称，以下再次出现相同名称时才使用简称。例如，“根据中华人民共和国质量监督检验检疫总局（以下简称质检总局）、中国国家标准化管理委员会（以下简称国家标准委）有关规定”。
        （本文发表于《秘书》杂志2017年第2期。）
        （注：本文为《书记》杂志、微信号“mishuzazhi”，任何媒体转载须注明）
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