在财务管理中,记账凭证是经常使用的一种凭证。传统的手工处理方式已远远不能满足工作的需要。今天就给大家分享一下如何通过Excel管理记账凭证,赶紧实践一下吧。
使用Excel制作会计凭证大致需要几个步骤:建立会计科目和会计科目编码、制作会计凭证表、填写会计凭证、查询会计凭证,下面由大家依次讲解。
首先,打开Excel并创建一个新的工作簿,将完整的账户代码和账户名称输入表中:
这些信息也可以通过公司的财务系统导出,并直接粘贴到表单中。
帐户名称和代码建立后,下一步要进行的工作是建立会计凭证。
首先,设置一些更通用的列标题:
(1)设置相关列的验证和公式:
考虑到日期栏对于后期统计分析很重要,而平时数据录入的规范性经常存在问题,因此有效设置了该栏。
设置要点:
指定日期格式,具体日期范围可根据情况选择,在示例中,可以输入2000年1月1日以后的日期;
错误警告是一种人性化的设置,适当的设置会帮助他人更好地使用表模板;
您只需设置第二行,最后将使用table函数自动复制这些设置和公式。
(二)账户代码设置或使用有效性:
设置要点:
由于此表单是根据纸质文档录入,实际填写的账户代码项会比较多,不建议使用下拉选项,所以去掉了提供下拉箭头的选项。
(3)vLookup引用帐户名称:
=IF(D2=“”,“,VLOOKUP(D2,分类帐帐户!A:B,2,0))
这里用的是VLOOKUP最基本的用法,不做太多说明;在
一个IF嵌套在VLOOKUP之外,以防止当帐户代码为空时出现不正确的值。
上面,我们只设置了三列,然后我们插入表格工具。
(4)使用超级手表,美化设置一步到位:
使用表格工具后,上一行的有效性设置和公式会自动复制下来,表格看起来也很漂亮。
完成这些步骤后,可以在此表单中输入凭证数据。
用这种方法制作的数据源将非常方便以后的统计。我们可以直接使用超级表的统计功能,也可以使用透视表进行统计。关键是这样制作的数据源会自动更新,称为动态数据源。
(1)利用超级表的统计功能
亮点一:多种统计方法可供选择;
亮点二:可以随意筛选,统计结果依然正确;
亮点三:表中多行时不需要冻结第一行,标题会自动转到列号,非常方便。
(2)利用数据透视表进行统计
使用透视表统计信息时,只演示自动添加数据源的效果。对了,当需要添加超级表的数据行时,可以在最后一行按Tab键自动添加新行。
今天的分享就这么多。虽然是会计凭证的例子,但该方法可以推广到其他形式的使用。赶快设计自己的表单模板。
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