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在很多行政JD的里面都提到了“公文写作”，可见很多企业对这一点是非常在意的。

但是很多行政文件都是打回去的：公文不够规范，再修改.

什么是“标准文件”？怎样才能规范公文？

且不说公文的重要性，其格式和内容确认与否在一定程度上代表了一个企业的整体形象，也影响着领导的印象。

所以打好基础，规范公文很重要。

接下来小智就带你学习如何规范公文，希望对你的工作有所帮助。

一、文件的基本格式

1.页边距设置(A4纸)

文档页边距应为：

上部37毫米1毫米，下部35毫米1毫米，

左边28mm 1mm，右边26mm 1mm。

注意：很容易随意设置边距。

例如：

(如上图，点击看大图)

2行间距

通常，标题和文本行之间的间距设置为28磅的固定值，并且在段落之前和之后应该设置为0。

注意：容易出现错误的行距，尤其是公文标题行距过大的现象。

3.页码

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编号，排列在公文版下缘之下，数字左右各有一字线；一个字线距离板中心的下边缘7 mm。单页码留空，双页码留空。

如果公文的页码前有空白页，则空白页和公文的页码不编号。公文的附件与正文装订在一起时，应当连续编排页码。

4.标题

一般在一行或多行中间安排“二号小标宋体”字样，或用“二号方正小标宋体简”代替黑体；回归时要完成词义，对称排列，长短间距适当，标题排列宜为梯形或菱形。

注：公文标题字体错误或加粗较多。

5个字符

文字字体应为“仿宋三号”(文中标题除外)，不加粗。一般用“3号仿宋GB_2312”代替。不能使用其他字体。每个自然段有两个字左空，回到顶行。

注意：很容易出现全文为粗体和宋体的情况。

6.附加

如果有附件，将单词“附件”安排在文本下方的空行中，后跟全角冒号和附件的名称。如果有多个附件，用阿拉伯数字标注附件序号(如“附件：1。XXXXX”)；附件名称后没有标点符号。当附件名称需要长时间返回时，应与上一行附件名称的首字母对齐。

例如：

标题(2号小标宋体)

我X X X(一级标题：3号黑体)

(1) X X X(二级标题：3号斜体)

x仿宋(三级称号：三号仿宋加黑)

(1)仿宋(标题四：仿宋3号)

年月日月日月日(正文：3号仿宋)

(写附件前清空1行)

附件：X X

X (2与前一行中的1对齐)

二、序号使用规范

一般来说，一楼是“一、二、三”

第二层是“(1)、(2)、(3)”

第三层是“.”

第四层是“(1)(2)(3)”。

如果有很多层次，根据文章的权重，第一部分，第一章，第一节，第一部分等。可在上述级别序号前适当选择，也可在上述序号后适当加“a .”、“a .”和“(a)”。

例如：

三。数字使用规范

中文数字通常指“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”及其大写数字如“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”。

1.作为语素的数字构成了定型的词、短语、习语、缩略语或修辞语句。

例如：

十二五规划，二万五千里长征，三心二意，零选项，第三季度，十六届四中全会等。

2.相邻的数字(一，二.九个)并排使用以指示近似的数字(所使用的数字应该是n

4.中国的历史日历年、分历年、阴历月日、各民族的非公历年等都使用汉字。

例如：

万历十五年，八月十五中秋节，正月初五等。有时候为了表达的更清楚，可以在公历后面加上阿拉伯数字。

5.含有表示事件、节日或其他特定含义的月份和日期缩写的短语应使用汉字和数字。如果涉及到一月、十一月、十二月，为了避免歧义，代表月、日的数字要用分隔符“”隔开，并加引号。

例如：

“一二八事变”(1月28日)、“一二九运动”(12月9日)等。

说到其他月份，就不需要空格标记了。是否使用引号取决于事件的受欢迎程度。

例如：

五四运动、五一国际劳动节、国庆节、九一三事变等。

6.用“几个、许多、剩余、左右、上下、大约”表示约数时，用中文数字。

例如：

几千年，几百次，十几年，8万左右，30左右，50人左右等等。

如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，在用“许多，大约”等表示除数时，为了保持局部风格一致，除数也可以用阿拉伯数字。

例如：

省里从机动财力中拨款近2000万元，下拨3000多吨钢材、3万吨水泥、1400吨柴油用于农田水利基本建设。

四、标点符号使用规范

标点符号的原则：

(1)汉语句子中的标点符号应采用全角符号，以保持与全角字的视觉一致性。

(2)如果整句都是英文，就用英文/半角标点。

(3)句号、问号、感叹号、逗号、停顿、分号、冒号不得出现在行首。

(4)点(句号、逗号、停顿、分号、冒号)不得出现在书名的末尾，而标记(引号、括号、破折号、省略号、书名、项目符号、空格、感叹号、问号)可以。

1.暂停的使用

A.标有引号的坐标元素和标有书名的坐标元素之间通常没有停顿。

如果在并列引号或并列书名之间插入了其他元素(如引号或书名后跟括号)，则应使用pause。

注意：很容易犯用停顿来分隔多个书名或引号的错误，标有书名或引号的并列成分之间通常没有停顿。

例如：

b .书名中用停顿很容易犯停顿的错误，书名中停顿时要用空格。

例如：

2.句号的使用

A.在图表说明文字的末尾使用句号是很容易犯的错误。对于图形或表格的短语说明文本，可以在中间使用逗号，但在结尾不使用句号。有时候，即使说明文字很长，前一段也有句号，但最后没有句号。

例如：

B.很容易犯二级标题在断行时用句号的错误。二级标题断行时不用句号，如果用了也不需要句号。

例如：

3.分号的使用

在并列句中使用句号和分号是很容易犯的错误。当一个或多个条目已经包含句号时，分号不能再用在每个条目的末尾。

例如：

4.连接号码的使用

用序号标注数值和起止年份时，时间和地区的起止一般用字线(占字符位置)标注，取值范围的起止一般用波纹线标注。

例如：

5.括号的使用

应用相同形式的括号很容易出错。应尽可能避免相同形式的括号。当必须使用托槽时，不同的托槽应一起使用。

例如：

6.附件名称后使用标点符号

附件名称后面使用标点符号容易出错，附件名称后面不需要标点符号。

例如：

写在最后

一方面，规范公文将大大减少行政工作的工作量，另一方面，它将代表