君恒信和李 很多律师朋友应该都处理过公司印章管理不善引发纠纷的案例。他们有的丢了印章被别人冒用引发官司，有的自己刻了假印章锒铛入狱，有的因为不小心拿了印章承担了不该承担的责任。所以看似公司拿了几个小印章，却可能成为公司倒闭的导火索。 回头看看那些印章造成的麻烦，原因其实是印章管理出了问题。这个问题一方面是老板对印章的认识和重视不够，另一方面是认识足够，但对细节的管理不够。 所以，作为一个创业者和老板，想要不在印章上栽跟头，就必须做好印章领域的风险防控。当然，要做防控，最起码要对封印有个基本的了解。 首先给大家简单说一下公司的印章及其作用。 很多注册过公司的朋友都知道，开公司至少需要三个印章，分别是公司公章、法人代表章、财务章。公司实际运营后，会根据业务需要，刻制合同和发票专用章。当然，也有一些公司会根据自己的行业属性或管理需要，刻上不同名称的其他印章，比如项目、部门管理专用章等。所有这些公司的印章都会有一些基于名字的专属功能。 第一种是公章，是公司印章中最厉害也是最需要的印章。在法律意义上可以充分代表公司的意思。如果公司是国家，公章就是国家的政令。就其适用范围而言，除了像发票必须加盖专用发票这样的特殊规定外，在公司所有的内外部事务中都可以使用。大多数情况下，只要盖了公章，不管是不是你公司的真实意思表示，都可以在法律上使用。 其次，法定代表人姓名印章，也就是我们经常念错的法人印章，形状比较特殊，大多是方形印章，上面刻着公司法定代表人的名字。与公章一样，是公司经营的必备印章，主要用在需要法定代表人签字的地方，如办理公司内部事务、办理银行业务、办理税务业务、变更工商登记等。而且实际上和使用中的公章并不重合。 第三章是财务专用章，是一种比公章小很多的圆形印章，上面刻有公司名称、13位代码和财务专用章的字样。作为公司必备印章之一，常与法定代表人印章一起作为银行的预留印鉴，承担公司会计核算和银行结算业务的工作。所有涉及公司内部和外部财务事项以及各种银行业务都必须加盖财务专用章。 第四联发票专用章为椭圆形印章，刻有公司全称、公司统一社会信用代码和“发票专用章”字样。虽然我们可以开一个没有发票专用章的公司，但是没有发票专用章的发票是不能作为财务报销凭证的，所以只要公司有业务，要开发票，就必须刻发票专用章。从这个角度来说，发票专用章还是可以说是公司必备的印章，其作用非常特殊，即使是公章也无法替代。 第五章合同专用章。和公章一样，是圆形的，一般刻有公司全称、13位数字代码、发票专用章等字样。顾名思义，它的主要功能是签订合同。加盖合同专用章，即表示本公司表示意思表示，同意在签约范围内承担本合同的权利和义务。但此章可以说是公章的补充，完全可以用公章代替，但不是公司的必备印章。一般来说，初创公司的印章用得不那么频繁，所以不需要刻合同专用章。 除了这些常见的印章，公司为了方便业务销售和运营管理，通常会刻一些特殊场合和部门的印章。比如有的公司会有很多项目，为了项目工作方便会刻一个项目专用章，有的公司会刻一个人事专用章进行人事管理，因为人力资源部的事务比较复杂。虽然公司内部明确这些印章是有特殊用途的，但是如果对外盖章，在一定条件下仍然可以代表公司，仍然可以把责任还给公司。 总的来说，强制章和非强制章都不容易。印章那么多，功能那么多，都是有法律效力的。但是如果你的管理稍有问题，肯定会有各种麻烦，可能会导致各种法律风险。印章管理中常见的风险有哪些？ 首先是印章没有管理好的风险。这里生是指印章刻制，死是指印章作废。按照规定，刻制印章后，必须向当地公安机关备案。如果不备案，一旦出现假印章，就很难确定哪个印章是真的，哪个是假的，然后公司可能要为假印章承担责任。同样，因公司名称变更等原因需要重新刻制印章时，旧印章必须及时销毁，并在报纸上公告作废。如果你不去管它，它可能会被有心人利用。拿旧印章去签合同，我们的旧印章还没有被宣布作废，所以很可能公司也会对旧印章承担合同责任。 第二个风险是封印太多的风险。很多公司为了提高工作效率，节省办公时间，会刻很多印章，基本上每个部门一个印章，每个项目一个印章。这虽然减少了海豹在路上来来去去的时间，但也像埋了一堆不时爆炸的炸弹。这些在特定情况下可以代表公司意向的印章，随时可能给公司带来一堆责任和债务。 接下来，第三个风险是印章随意出借的风险。印章出借一般分为内部出借和外部出借。内部借阅是指印章负责人为了工作方便，将印章交给其他工作人员使用的情况。对外出借是指公司出于工商代理、记账等各种目的，将印鉴送给公司以外的人。但是，不管是借的还是借的，一旦借出，实际签字人就可能为了自己的利益而随意使用印章。公司作为出借人，有很大概率承担因随意使用印鉴而导致的风险和后果。 第四个风险是空白单据盖章的风险。这种风险在贸易公司中很常见。销售人员为了更方便跑业务，会提前在空白合同上加盖公司印章，以保证在客户冲动消费时，销售能确认合作关系。虽然这样有一定的好处，但是一旦员工随意填写合同内容，公司就要承担相应的责任和后果。 第五个风险是印章管理不当的风险。基于印章管理制度的缺失，很多公司对印章的保管、申请、审批、使用、登记都没有相应的监督和制约，可能导致公司印章的使用人、审批人、使用次数、使用地点无迹可寻。诚然，当公司无故承担责任时，不知道该找谁追究责任，只能咬牙切齿往肚子里咽。如果你痛苦，你可以自己吃。 第六个风险是印章丢失或被盗的风险。公司的印章或多或少能代表公司的一些意图。因此，一旦印章丢失或被盗，公司应尽快采取补救措施，如及时报案、登报挂失等。否则，由于公司管理不善，造成未知合同印章被盗造成的损失，公司应承担赔偿责任。 这六种风险是我公司印章可能导致的一些常见风险。虽然这些风险造成的结果不小，但其实防控起来并不难。只要管理不太累，细节不太复杂，基本上不会有大问题。就算真的出了问题，也会有证据撇清公司的责任。接下来为大家提供一些常见的印章管理和防控方法。 首先是减去印章。印章越多越难管理，这是一个简单的道理。所以，防控海豹的风险，最简单的方法就是减法。除了公章、法定代表人姓名章、财务章、发票章、合同章外，项目章、部门章等其他所有章都可以扣。而且对于初创公司来说，业务规模比较小，公章使用频率不高，合同章其实没必要。一般来说，你能做的越少，你能管理的就越少。 第二，建立印章管理和使用制度。俗话说，没有规则，方圆是不可能实现的。公司印章管理混乱的原因，要么是根本没有制度，要么是虽然有制度，但执行不了。说白了，我还是觉得没必要，所以没做好。但其实我们的印章管理系统根本不需要这么复杂。十句话就能解决问题，无非就是印章归谁管，怎么申请，怎么申请，怎么审批，怎么登记等等。管理制度确定后，我们还需要结合管理制度做一个印章使用台账。在台账中，我们需要详细说明印章的使用情况，如申请人、申请时间、需要盖章的文件、使用印章的次数、审批人、印章使用人等。而且公司负责人还需要定期检查印章使用情况，发现问题，解决问题，保证每一个盖章的印章都能追根溯源，找到责任人。如果公司能使用印章系统和台账，基本可以实现对印章的有效管理。 第三，在印章监管上，要做到印章不管用、印章管不用批、印章审批不用批，实现印章使用、管理、审批三权分立。很多朋友说我们公司只有十几个人。有必要这样做吗？当然，分权是最好的制约管理模式。如果一个印章可以由不同立场、不同权限的三方共同监管，那么出问题的难度就会大大增加。 第四，严格管理公司印章的刻制、封存和销毁。随着公司的不断发展变化，公司会不断的刻新章，销毁旧章。因此，公司负责人应定期检查公司现有印章，对未备案的应尽快登记，及时收回未使用或失效的印章进行销毁封存，并按档案管理规定将相关印章管理记录归档。 第五，坚持四个严禁。第一，禁止在空白单据上打印。不管出于什么原因或者什么目的，就算是拿个印章也比在白纸上盖章强多了。二、禁止多刻一章，印章唯一。千万不要为了业务方便而刻几个公章或者合同专用章；三是禁止单人带印外出，至少两人带印同行，互相监督；第四，禁止承包和出借印章。不管利益有多大，都要坚持不把印章借出去。天上不会掉馅饼，肯定会有更大的风险等着你。 以上是海豹管理和预防的五种常用方法。如果能按照这五种方法来管理公司的印章，一些常见的印章风险是可以很好控制的。 欢迎关注我们。我们致力于解决公司的问题。 报告/反馈