1.编制依据 为规范质量流程，提高任务运作和流转效率，以对接国际质量管理为努力方向，完善内部质量追溯管理，特制定本制度。 2.适用范围 本制度适用于公司内部记录和内外文件的管理，是公司记录和文件编号的解释性文件，适用于公司所有涉及的记录和文件。 3.负责部门 本体系的编写和修订部门是公司的ISO体系部。 4.系统的规则 记录编号规则 公司记录分为内部记录和外部记录。 内部记录的设置格式为： QR XX XX XX X/X 记录简称下属部门记录号版本号 外部记录的格式是： (WL)QR XX XX 外部记录简称下属部门记录号 公司文件编号规定 公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件可以有： (1)标准作业指导书：SOP (2)标准检验指导书：SIP (3)标准管理程序：SMP 质量手册的格式是： TXJY QM X/X 公司质量手册缩写手册版本号 程序的设置格式是： TXJY QP XX X/X 简称公司程序文件简称文件号版本号 操作/检查程序和管理程序的格式为： SOP/SMP/SIP XX XX X/X 文档编号类别文档所属部门的版本号 外来文件的格式是： WL XX XX 外来文件简称属于部门内部编号。 部门编号的规定 每个部门的编号基于组织结构图中的部门名称，例如： 行政部AD、人力资源部、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。 文件格式的确认 公司的所有文件和记录分为标题和正文。 公司文件和记录的标题采用宋体3号字体，确保字体页眉清晰醒目。表格宽度设置为15cm，表格内容以单元格对齐为中心对齐，行距设置为单倍行距，段落前首行缩进2个字符，段落前后间距设置为0，中文和数字间距自动调整。 文件中的一级标题和二级标题采用统一的字号，文字方向为从左至右，文字对齐方式为左对齐，字体为宋体(标题)4号，编号方式为多级递进编号。比如： 1. 公司文件和记录的正文为宋体(正文)4号，行距设置为单倍行距，段落前后间距设置为0，页面版式设置为上下页之间cm，左右页设置为cm。文中所有数字和序号均使用阿拉伯数字，章节序号后留一个空格以保证美观。文中出现的部门、规章、法律法规名称应当完整，不得使用缩写。课文讲完后，要通读流畅，对于应该断句的内容，要用中文标点符号断句。 文件的发布和管理 文件分发 公司所有现行文件，如：操作规程、检验规程、岗位操作规程等。所有文件由系统部统一发放，发放的文件应记录在《文件发放管理台账》，发放的文件数量应记录在台账上，并由签字人亲自签收。 文件重发 文件签发人应妥善保管已签发的文件。如因保管不当造成文件丢失，请填写《文件补发申请表》交系统部存档。系统部门收到补发文件申请后，会在三天内将补发文件提交给申请部门。 文件替换 公司执行的文件如有更新或更换，系统部会发邮件通知相应的文件所属部门进行更换，更换后的文件计入《文件更新换版台账》。请注意，已更改文档的版本号将会更改，例如，如果 各部门编号的文件应有统一的编号格式，部门编制的文件应及时整理，文件编号不得重复。执行过程中如发现部门文件编号重复，应报体系部核实处理。 【体系管理】重点分享质量、环境、职业健康安全等管理体系知识！包括质量书籍、PPT培训资料、体系运行全套文档和表格、审核技巧、实际案例、内外部培训、各种体系知识分享等！