大多数实验室采用在文件上加盖红色“受控”或“非受控”印章的方法作为控制文件的手段之一。在质量管理体系认证和运行过程中，明确哪些文件应加盖“受控”印章，哪些文件应加盖“非受控”印章。实验室里经常会有错误的判断。要准确判断一个文件是“受控”还是“非受控”，进而正确盖章，需要从三个方面去理解。

1文件的“受控状态”和“非受控状态”

所谓受控状态，是指文档的整个生命过程，每一个过程都在组织的严密监管之下。修改父文档后，所有子文档都会被修改。处于这种“完全控制”状态的文件是该文件的受控状态。相反，文件在其存在过程中的某一阶段或几个阶段，如发布、使用、修改或废止，组织无法或不能控制。处于“部分受控”状态的文件是文件的非受控状态。

2“受控”或“非受控”的含义

至于“受控”或“不受控”，现在相当多的实验室根据词义把“受控”理解为“受控”，“不受控”理解为“不受控”。应该说这种理解没有错。问题是加盖“受控”章的文件视为“受控文件”，加盖“非受控”章的文件视为“非受控文件”。显然，这种认识是错误的。事实上，“受控”和“非受控”是对文件现有状态的定性，而不是对文件管理的要求。

3加盖“受控”和“非受控”章的作用

有一个常见的误区：盖章“受控”说明这个文件很重要，所以要受控；加盖“非受控”印章表示该文件为二级文件，因此不需要受控。

诚然，文件作为信息及其承载媒介，分为受众数量和信息价值，但我们必须明确，是否加盖“受控”章或“非受控”章与此无关。受控章真正起到的作用只有一个，就是识别文档。目的是区分过期、失效或作废的文件，以防止文件的非预期使用。

4点注意事项

加盖受控章是表明文件受控的一种方式，受控文件不加盖受控章也可以受控。比如“受控”这个词，可以用钢笔写，只要在程序里写清楚，完全可以。