红头文件是“红色标题、红色印章的文件”的俗称。这类文件比较权威和严肃，所以排版格式也有相应的标准要求。

政府机关红头文件的排版格式按国家标准《党政机关公文格式》执行。一个文件通常有很多要素，但一般企业的红头文件不必这么繁琐，有些要素可以省略。你可以根据自己企业的实际情况确定几个主要标准。

一.红头文件的纸张要求

目前红头文件原则上使用A4纸，宽度为210 mm297 mm，A3、B5等纸样几乎不用。但如果红头文件中有附表，且附表内容过大，A4纸类型无法完整打印出来，则附表只能用A3纸类型打印，多余部分与正文装订后折叠。

二、布局要求

1.页边距的设置

一张A4纸称为上边距、下边距、下边距、左边距和右边距，即上、下、左、右边距。具体数值设置如图所示：

2.行数和字数

国标《党政机关公文格式》的要求是“一般每边排22行，每行含28个字，满满一页。”具体情况可适当调整。“所以具体的行数和字数可以根据企业的习惯或者每个文件的内容来确定。具体设置还是在页面设置中进行操作，如下图所示：

三。红头文件元素的排版标准

1.发证机关标志

头文件首页红色分割线以上的部分称为表头，其主要组成部分是签发机关的标识，也可以说是签发单位的名称。一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”字样组成。也可以使用发证机关的全称或标准化简称。发证机关的标志颜色要求醒目的红色，字体在国标中推荐使用。企业也可以根据自己的需求选择合适的字体。

2.文件号

文件的字号是文件头中的第二个重要组成部分，由代字、年份和发文机关序号组成。一般位于发文机关标志下方两行，居中排列。

文件编号的年份和序号应当用阿拉伯数字标注。其中，年份应标有全称，用六角括号“]”括起来；发放流水号要注意两点：一是不加“不”字；第二，“不”字不是编的，就是在阿拉伯数字后面加“不”字。

3.文件标题

一般由签发机关的名称、理由和语言组成。由于发证单位的名称已经体现在发证机关的标识中，所以在企业的红头文件中，有时会省略标题中的发证机关名称。

一般标题在红色分割线下一两行，用2号字体。至于字体，国标里建议用小标宋体，我公司一般用黑体。

根据字数，标题安排在一行或多行的中间。如果需要多行，返回时要注意根据语气或标点符号换行。不要把人名、地名和两个以上的字或数字分开，做到字义完整，排列对称，长短适当。

4.主要运送器官

红头文件的主受理机关，即接收单位，一般使用单位全称、规范化简称或同类型单位的通称。如果文件在企业内部下发，可以表示为“各分公司”、“各门店”、“各部门”。

主送局通常位于标题下的空行，在左上方的方框中，公司名称用全角冒号标注。根据文件内容，有些文件如计划、措施、实施意见等，可以不经主送机关而送达。

5.文本

头文件的主体，用来表达文件的内容。一般3号仿宋字体就可以

如果有多个附件，用阿拉伯数字标注附件序号(如“附件：1。XXXXX”)；附件名称后没有标点符号。如果附件名称需要长时间返回，则应与前一行的附件名称的第一个字对齐，即行内排列。

7.发证机关的签名和书面日期。

支付部门发证机关的全称或规范化简称，签名一般写在书写日期上方，排版中间以书写日期为准。正文(或附件中的描述)的四行，当然还要考虑文档最后一页的空白处的大小。但尽量保证盖章后印章顶部不会压到正文(或附说明)的文字。

一般书写日期要按右空四字排版，用阿拉伯数字标注年、月、日。应应用年的全称，月和日不能由空格组成，即“1”不能由“01”组成。

如果文件最后一页留下的空白区域太小，容纳不下印章和签名，可以采取措施调整行距和字距。

8.强占

附件应在另一页上排版，通常与文档正文装订在一起。“附件”一词和附件序号列在第一行，顶格为3号粗体。附件的序号和标题应与附件的描述一致。附件的格式与正文的格式相同。

9.签发机关和日期

企业的红头文件，可以在文件的末尾加一条分隔线，在其下方，左边空格安排打印权限，右边空格安排打印日期(后加“印发”字样)。用阿拉伯数字标注年、月、日，年份要用全称。月和日不应由空数字组成，即“1”不应由“01”组成。

四。页码

一般用4号(或3号)的阿拉伯数字，数字左右各放一行字；单页码在右边，双页码在左边。头文件的附件与正文装订在一起时，页码应连续排列。

以上是企业红头文件排版的主要要素和标准。具体细节可在参照国标的基础上根据实际情况进行调整。