档案管理实施细则

第一章总则

第一条为规范科技部档案管理，确保档案的完整性和保密性，杜绝资料流失，提高部门档案管理水平，充分发挥档案的作用。根据公司相关规定，结合本部门业务实际，制定本实施细则。

第二条本细则所称档案，是指各部门在科技管理、技术管理、信息管理中形成的具有保存价值和参考利用价值的纸质版或电子版文件材料(下同)。

第三条部门档案按照统一保管、分级管理的原则，由专人管理，分为部门档案员和部门档案员。管理工作主要包括文件的收发、归档、保管和借阅、鉴定和销毁，以确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章档案管理的内容

第四条部门档案员是档案管理的责任人，应当对部门管理过程中形成的文件材料进行收集、整理和归档。各办公室档案管理兼职岗位负责收集、整理、归档办公室各项业务形成的文件材料。这项工作应纳入部门的各项工作计划、岗位职责和相关人员的绩效考核。

第五条档案员根据公司相关档案管理规定，负责对部门文件资料的归档工作进行指导、监督和检查；做好档案的提供和利用工作，为各部门提供及时有效的服务。做好档案的保密、维护、统计、分类、销毁和鉴定等工作。

第三章备案范围

第六条各部门在日常工作、经营管理中形成的具有保存价值的文件材料，应当纳入归档范围。包括：文件档案、工程档案、实物档案、声像档案、科研档案等。

第七条备案文件和资料

(1)部门内部形成的文件材料。

(2)与上级单位、部门、项目部交流的文件和资料。

(三)各办公室管理产生的各种文件材料。

(4)重要活动的图片、音像资料等。

第八条归档的文件材料主要包括纸质、电子文件、实物等载体形式。

第四章备案时间

第九条备案时间一般分为随时和定期两种。各办公室的管理文件和资料一般应在办理完毕后的月末归档。

第十条部门工作人员外出参加公务活动形成的重要文件材料，应当在活动结束后七个工作日内交档案员统一归档。

第十一条下列文件应随时归档：

(一)技术变更、修改和补充的有关文件和资料。

(2)实物档案(各公司或其下属单位获得的国家级、省部级、上级团级获奖证书、专利证书等。).

(3)其他临时性重大会议和活动中形成的重要材料(如会议议程、照片、录音等。临时重要接待活动中形成)。

第五章备案要求

第十二条档案材料应当按照收集、整理、预归档、分部门归档的归档原则归档，即“谁形成，谁收集、整理、归档”。

各岗位形成的需归档的文件材料由各办公室兼职档案人员收集整理(涉密文件应标注密级和保密期限意见)。档案员负责督促本部门工作人员及时完成文件材料的收集整理工作。

第十三条整理归档的文件材料应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，符合相关标准和规范的要求，便于科学研究

第十七条需要归档的文件排列规则：原件在前，附件在后；定稿在前面，修改稿在后面；回复、批示在前，请示、汇报在后；重要文件在前，次要文件在后；文档、项目文档和其他文档按顺序排列形成试卷。

第十八条归档文件一般不允许修改，确需修改的，应提交修改说明，经部门主任批准后实施。

第六章档案借阅

第十九条借阅、查阅档案资料应当办理审批和登记手续。借阅档案时，借阅者应清点文件数量或页数，并办理登记手续。

第二十条文件、档案的借阅期限一般不超过20天，超过借阅期限仍需继续借阅的，需与档案员办理续借手续。档案归还后，档案员应该检查一下。核对无误后，在借阅单上注销。发现文件缺陷、泄密、涂改或丢失应向部门主任报告。

第二十一条借款人必须严格保守公司秘密，不得泄露。档案的摘录和复制必须保密，如有泄密，由借阅者负责。如果发现文件丢失，要及时挂失。

第二十二条借阅档案必须妥善保管和保管，保持完整和整洁，严禁涂改、勾画和批注、拆封、涂改、损坏和加记。借阅的档案未经领导批准，不准自行翻印、复印、翻印、丢失或转借。

第二十三条职工调动和退休时，必须归还所借档案，否则不予办理有关手续。

第七章奖励与惩罚

第二十四条各部门应当定期对档案管理工作进行考核，并将考核结果纳入绩效考核指标。对在档案管理工作中做出突出贡献的个人和在档案管理考核中取得突出成绩的人员，应当给予表彰。

第二十五条对有下列行为之一者，视情节轻重，给予通报批评和经济处罚：

(一)未按期归档或者移交档案的。

(2)更改、销毁、丢失文件或将文件据为己有。

(三)涂改、伪造档案或者擅自提供、复制、公布、销毁档案的。

(四)档案管理人员因失职造成档案损失的。

(五)其他违反档案管理规定的行为。

附件4

档案借阅申请表

填写描述：

1.借阅日期：以填写审批表的日期为准。

2.预还日期：预计归还文件的日期(不超过该类文件借阅的最长期限)，如果借阅的是非实体文件，可以省略。

3.借阅目的：应填写利用档案的目的，如办理XX手续等。

4.借阅方式：分为现场查看、实物档案复印(拍照复印)、实物档案借阅等多种形式。

5.文件名：填写归档文件的具体名称。